Conceptos básicos de sistemas y tecnologías de la información
Introducción
La empresa es de naturaleza heterogénea, con alcances y entidades diferentes, es por ello que los sistemas de información deberán adaptarse a cada una de ellas, dependiendo de las necesidades de la empresa. La problemática de la generación de sistemas de información a medida radica en su coste, el cual las PYMES no pueden asumir.
Por eso, las soluciones de gestión empresarial se suelen implementar a través de paquetes informáticos genéricos o mediante la particularización de herramientas de anotación y cálculo propias.
Datos, información y conocimiento
Datos
Un dato puede definirse como un hecho concreto y discreto acerca de un evento.
Aunque el dato tiene su significado propio, es difícil entender el significado de un dato sin conocer su contexto.
Ejemplos:
2010
443
DE
Información
La información puede entenderse como un conjunto de datos provisto de una relación semántica entre ellos, de tal forma que pasen a tener un significado. Es decir, los datos, por si solos, no tienen sentido.
Aunque pose un significado, no tiene porque ser útil.
Ejemplos:
El año de establecimiento de la empresa ACME fue 2010.
La altura del Empire State es de 443 metros.
DE es el código ISO que identifica el idioma Alemán.
Conocimiento
El conocimiento se construye a partir de la información y debe tener cierta utilidad o aportar algún tipo de valor.
Aunque el conocimiento se construye a partir de la información, más información no necesariamente generará más conocimiento.
Información + (su) aplicación = Conocimiento
El conocimiento se basa en la experiencia.
Los primeros sistemas basados en conocimiento se conocen como sistemas expertos.
Important
Un Sistema de Información es un conjunto organizado de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En este contexto, el sistema de información se divide en tres subsistemas:
Subsistema de decisión: Este es el marco que guía las decisiones en la empresa. Incluye las políticas, reglas y procedimientos que se utilizan para tomar decisiones.
Subsistema operante: Este es el conjunto de actividades que se realizan para llevar a cabo las operaciones de la empresa. Puede incluir procesos como la producción, ventas, marketing, etc.
Subsistema de información: Este es el conjunto de datos e información que se utiliza para apoyar las operaciones y la toma de decisiones en la empresa. Incluye todos los sistemas de almacenamiento de datos, así como los sistemas para recopilar, procesar y distribuir información.
La sinergia entre el subsistema de decisión y el subsistema operante es asegurada por el subsistema de información. Esto significa que el subsistema de información ayuda a garantizar que las decisiones tomadas (subsistema de decisión) estén alineadas con las operaciones de la empresa (subsistema operante), y viceversa. Esto permite que la empresa funcione de manera eficiente y efectiva.
Un sistema de información es el conjunto de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando a la toma de decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia.
Tecnología y sistemas de información
Important
La correcta implantación de la tecnología lleva a una gestión más eficiente y puede traducirse en:
La disminución de los tiempos.
Aumento de calidad en la obtención de objetivos.
Desde un punto de vista genérico, un sistema de información podría montarse sin necesidad de tecnología, basta con una buena organización de los datos.
Aporta un valor añadido al evitar errores humanos, añadiendo calidad al proceso de la gestión empresarial.
Componentes de la tecnología
Cuando hablamos de tecnología nos referimos a las TIC, es decir, a las tecnologías relacionadas con la información y las comunicaciones.
El componente tecnológico de las TIC evoluciona principalmente en tres áreas:
Clasificación y tipos de sistemas de información
Important
Arquitecturas basadas en servicios y procesos de negocio
Desarrollo de la gestión de servicios de las TICs:
Proporcionar datos para toma de decisiones.
Focalización en el cliente y el servicio.
Se definen los procesos adecuados para los servicios.
Se concreta el esquema y después las herramientas.
Se centra en los procesos de negocio y no en funciones y componentes.
Beneficios que aporta el desarrollo de una arquitectura orientada a servicios
Mejora de calidad del servicio.
Enriquece la comunicación con usuarios.
Aumenta flexibilidad.
Mayor satisfacción de clientes.
Aumento del rendimiento de los servicios.
Esquema de la arquitectura orientada a servicios
Cualquier arquitectura orientada a servicios estará dividida en dos secciones principales:
Desarrollo e implantación
Mantenimiento
Estrategia de implementación de la arquitectura
Para conseguir el desarrollo e implementación de una arquitectura orientada a servicios y procesos de negocio es necesario seguir de una manera metodológica los siguientes pasos:
Definir los procesos.
Iniciar una campaña de concienciación.
Describir los procesos y procedimientos asociados.
Determinar las tareas, autoridad y responsabilidad de los individuos.
Formación de los trabajadores.
Aplicar herramientas al proceso.
Definir los informes necesarios.
Implementar los procesos.
Iniciar y monitorizar el proceso de mejora continua.
Factores críticos de éxito
Desarrollar una buena comprensión de las necesidades del cliente.
Desarrollar servicios orientación al negocio, no la tecnología.
Mejorar la satisfacción de los clientes.
Mejorar la utilización de los recursos.
Comprensión de los empleados del servicio hacia los clientes.
Problemática durante la implementación
Excesiva burocratización.
Incomprensión de los procesos.
Desconocimiento de objetivos.
Falta de visibilidad de los beneficios.
Expectativas no realistas.
Formas de integración de sistemas
Important
Dependiendo del ámbito en el que se desarrolle el negocio de cada empresa, se precisará de sistemas de información diferentes, es por ello que, para integrar un sistema de información se requiere de un estudio de la empresa, en el que tendremos en cuenta dos variables fundamentales, que se traducen en diferentes tareas técnicas y tareas de gestión:
De manera general, podemos decir que los sistemas de información pueden ser:
Integrales: Abarcan tareas de gestión y técnicas.
Los sistemas integrales a su vez pueden ser:
Genéricos: resuelven los problemas de manera genérica.
Específicos: desarrollados a medida.
Modulares integrales: Solo abarcan determinadas tareas, pero pueden conectarse con otro módulos.
Modulares no integrales: Están especializados en una tarea concreta y no presentan capacidad de conexión con otros módulos.
Las formas más usuales de realizar la integración de sistemas o subsistemas son:
Integración mediante ficheros transaccionales: consiste en generar un fichero desde el «sistema de información A» que contendrá los datos correspondientes a las variables necesarias para la operación del «sistema de información B».
La integración mediante ficheros transaccionales presenta las siguientes peculiaridades, que es preciso tener en cuenta:
Controlar la actualización de los datos del fichero.
La integración puede realizarse en ambos sentidos.
Permiten la integración entre varios sistemas de información.
Controlar la concurrencia mediante bloqueos.
Controlar la corrupción del fichero.
Suele ser una integración más lenta, pues precisa del acceso y lectura.
Estructurar el formato del fichero para facilitar su lectura/escritura.
Integración mediante paso de mensajes: se refiere a una arquitectura donde las aplicaciones se comunican enviando y recibiendo mensajes. Los mensajes pueden ser instrucciones o datos que necesitan ser procesados.
La integración mediante paso de mensajes presenta las siguientes peculiaridades que es preciso tener en cuenta:
Ambos sistemas han de ser modulares integrables.
Ambos sistemas han de estar en modo de operación.
Necesitan de una API que permita las consultas y sus respuestas.
La integración puede realizarse en ambos sentidos.
Puede diseñarse para servir como procedimiento de integración entre varios sistemas de información.
No necesita dispositivo de almacenamiento.
Middleware: es un software que se sitúa en el medio de la comunicación de dos sistemas para facilitar su integración. El middleware actúa como un puente entre tecnologías, herramientas y bases de datos diversas para que pueda integrarlas sin dificultad en un único sistema.
Peculiaridades de integración mediante middleware:
Ambos sistemas han de ser modulares integrables.
El middleware puede almacenar la información que precisen los sistemas.
Necesitan una API que permita la integración.
La integración puede realizarse en ambos sentidos.
